عوامل موثر در موفقیت یک وب سایت ، بسیار فراتر و گسترده تر از شکل ظاهر و گرافیک آن و فناوری های بکار رفته به منظور جذاب کردن ظاهر آن می باشد . موفقیت یک وب سایت ، تا حدود زیادی به فعالیت های پشت صحنه آن وب سایت مربوط می شود که منجر به تولید محتوای بروز و باکیفیت در وب سایت موردنظر شده و به طور پیوسته ساختار و قابلیت های آن را بهبود می دهد و یا قابلیت های جدیدی را برای آن تعریف و مشخص می کند . به مجموعه این فعالیت ها ، برنامه ریزی وب می گوییم.
برنامه ریزی وب ، مجموعه فعالیت هایی است که در پشت صحنه هر وب سایت به منظور تولید محتوای بروز و با کیفیت و تعیین و بهبود ساختار وب سایت و مشخص کردن قابلیت های آن انجام می شوند که این فعالیت ها در راستای مأموریت در نظر گرفته شده برای آن وب سایت و نیز در راستای مدل کسب و کار و استراتژی کسب و کار الکترونیک که توسط آن وب سایت اجرا می شود ، انجام می شوند.
بنابراین ، به طور کلی سه نوع فعالیت در برنامه ریزی وب انجام می شود:
1) تعریف و مشخص کردن قابلیت های وب سایت
2) تعیین ساختار وب سایت و بهبود پیوسته آن
3) تولید محتوای بروز و با کیفیت
فعالیت های برنامه ریزی وب بایستی با موارد زیر هم سو باشند و در راستای تحقق آن ها انجام بشوند:
1) مدل کسب و کار الکترونیک که توسط آن وب سایت پیاده سازی شده و اجرا می شود
2) استراتژی کسب و کار الکترونیک که توسط آن وب سایت اجرا می شود
3) اهداف و مأموریت در نظر گرفته شده برای وب سایت
مدل کسب و کار الکترونیک
مدل کسب و کار الکترونیک مشخص می کند که کسب و کار مورد نیاز چگونه می خواهد از پتانسیل های وب برای افزایش درآمدهای خود یا کاهش هزینه های خود و یا تقویت برند و اعتبار خود استفاده نماید . تعیین اهداف و طراحی مدل کسب و کار الکترونیک ، یکی از فعالیت های اساسی در مرحله برنامه ریزی وب می باشد و مستلزم شناخت کافی از امکانات و وضعیت کسب و کار مورد نظر ، محیط کسب و کار و پتانسیل های وب ، در کنار یکدیگر می باشد .
آیا هدف آن کسب و کار از حضور در وب ، افزایش سطح اطلاع رسانی از طریق حضور همه جایی و همه زمانی است که وب این را ممکن کرده است ، یا اهداف دیگری مانند کاهش هزینه ها از طریق مثلاً دریافت سفارشات به طور آنلاین یا انجام بعضی از فرآیندهای خدمات رسانی به مشتریان به طور آنلاین و یا حتی انجام بعضی از فرآیندهای داخلی شرکت توسط کارکنان به طور آنلاین ، مورد نظر صاحبان آن کسب و کار می باشد ، یا ممکن است اهداف دیگری مانند افزایش سهم بازار و امکان بازاریابی گسترده تر و موثرتر و افزایش رضایت مندی مشتریان از طریق عرضه خدمات وِیژه به طور آنلاین ، مورد نظر صاحبان آن کسب و کار باشد و یا حتی ممکن است که مدل کسب و کار مورد نظر کاملاً بر پایه وب و اینترنت طراحی شده باشد به صورتی که بدون بهره گیری از وب ، تحقق حتی بخشی از آن مدل کسب و کار ، ممکن نباشد .
تعیین اهداف و طراحی مدل کسب و کار الکترونیک ، مرحله بسیار مهمی در فرآیند ساخت و راه اندازی یک وب سایت می باشد . اهداف اشتباه یا غیر واقع بینانه ، می توانند باعث به باد رفتن سرمایه گذاری های کسب و کار ها بر روی وب بشوند .
پس از تعیین اهداف و مدل کسب و کار الکترونیک ، مشخص کردن استراتژی کسب و کار الکترونیک ضروری می باشد .
استراتژی کسب و کار الکترونیک
استراتژی کسب و کار الکترونیک ، چگونگی رسیدن به اهداف کسب و کار الکترونیک و تحقق موفقیت آمیز مدل کسب و کار الکترونیک را مشخص می کند . استراتژی کسب و کار الکترونیک مشخص می کند که چگونه بایستی پتانسیل ها و قابلیت های وب ، برای تحقق اهداف کسب و کار ، به کار گرفته شوند . وب سایت مورد نظر بایستی چه قابلیت هایی داشته باشد و شامل چه بخش هایی باشد ؟، ظاهر آن و چگونگی تعامل آن با کاربران بایستی به چه صورت باشد ؟ کدام قابلیت ها یا بخش های وب سایت مورد نظر ، اولویت بیشتری داشته و زودتر از بقیه بایستی پیاده سازی و راه اندازی شوند ؟ و اهمیت استراتژیک بخش ها و قابلیت های مختلف وب سایت مورد نظر نسبت به یکدیگر و برای موفقیت کل کسب و کار الکترونیک ، چقدر می باشد ؟
تعیین استراتژی کسب و کار الکترونیک ، مرحله بسیار مهمی در فرآیند ساخت و راه اندازی یک وب سایت می باشد . استراتژی اشتباه یا غیر واقع بینانه ، می تواند باعث شکست در رسیدن به اهداف و عدم موفقیت یک کسب و کار الکترونیک بشود .
تجزیه و تحلیل سازمانی و استراتژیک نیازمندی های کارکردی و کیفی برای حضور موثر در وب
تجزیه و تحلیل رفتار عمومی و نیازمندی های بازدیدکنندگان هدف وب سایت
مشخص کردن طرح کلی و قابلیت های وب سایت
پس از تعیین استراتژی کسب و کار الکترونیک ، تعریف و مشخص کردن قابلیت های وب سایت و طراحی ساختار وب سایت و طراحی و تولید محتوای وب سایت مورد نظر به صورت سازگار و همسو با اهداف و استراتژی کسب و کار الکترونیک ، ضروری می باشد .
مشخص کردن قابلیت های وب سایت
طراحی ساختار وب سایت
طراحی ساختار وب سایت شامل تعیین منوها و ساختار کلی محتوای وب سایت مورد نظر ، تعیین چگونگی هدایت کاربران و بازدیدکنندگان وب سایت مورد نظر از طریق منوها و لینک های وب سایت و نیز دسته بندی محتوای وب سایت مورد نظر می باشد .
تولید محتوای وب سایت
محتوای وب سایت ، شامل نوشتجات ، عکس ها ، ویدئو ها ، پیوند ها یا لینک ها و محتویات وارد شده از سایر وب سایت ها (با روش مثلاً RSS) می باشد که بهتر است در این مرحله محتوای اصلی وب سایت با جزئیات ، طراحی و تولید شود .
طراحی ساختار کلی وب سایت و مشخص کردن چگونگی نمایش اطلاعات و روابط بین آن ها در وب سایت
تعیین عناوین (title) مناسب برای نوشتجات وب سایت ، برای افزایش قابلیت جستجو پذیری آن نوشتجات در موتورهای جستجو (مانند Google و Bing) ضروری می باشد . در بسیاری از موارد ، تعیین عناوین خوب و مناسب برای نوشتجات وب سایت ، می تواند رتبه آن وب سایت را در موتورهای جستجو ، به میزان قابل ملاحظه ای بهبود دهد . هر نوشته در وب سایت ، باید چند کلمه کلیدی و یک چکیده یا توصیف مختصر (meta description) در دو یا چند خط داشته باشد که از طریق متا تگ ها (meta tag) ها وارد صفحه وب حاوی آن نوشته می شوند . این متا تگ ها در صفحات وب نهان بوده و توسط مرورگر (Browser) به کاربران عادی نمایش داده نمی شوند ولی توسط ربات های موتورهای جستجوگر وب مانند ربات گوگل ، خوانده شده و برای وزن گذاری کلمات کلیدی صفحات وب و شاخص گذاری و فهرست بندی (indexing) صفحات وب ، مورد استفاده قرار می گیرند و نیز به هنگام نمایش نتایج جستجو برای کاربران ، توصیف مختصر آن صفحه در پایین لینک آن در نتایج جستجو ، برای معرفی محتوای آن صفحه به کاربران موتورهای جستجو ، نمایش داده می شود .
طراحی و تولید محتوای با کیفیت برای وب سایت ، مرحله بسیار مهمی در فرآیند ساخت و راه اندازی یک وب سایت و عامل تعیین کننده در میزان جستجو پذیری صفحات وب سایت و افزایش رتبه آن در موتورهای جستجو و نیز محبوبیت آن وب سایت در میان کاربران مربوطه در وب (اینترنت) می باشد . به همین دلیل شاید بهتر باشد که صاحبان کسب و کارها و کارآفرین ها ، خودشان محتوای متنی وب سایت را بنویسند یا دست کم خودشان به طور مستقیم بر چگونگی تهیه آن ، نظارت بکنند .